Проверим бланки строгогй отчетности: нарушения, выявленные в ходе аудиторских проверок.

20.09.2017
Безусловно, учет бланков строгой отчетности (далее - БСО) очень усложнен и требует много времени и сил. Но поскольку этот участок находится под особым контролем проверяющих органов, бухгалтерский учет должен вестись аккуратно, с соблюдением всех норм законодательства. 
Как правило, использование БСО связано с движением денежных средств или товарно-материальных ценностей и влияет на финансовые показатели организации и, естественно, на правильность исчисления налогов. После заполнения БСО приобретают силу первичного учетного документа. Статьей 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» ответственность за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов возложена на лиц, составивших и подписавших эти документы.
Напомним, что нарушение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности) и отчетности влечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (часть первая ст.12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З, далее - КоАП).
Уничтожение бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности) и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения, либо их сокрытие, либо иное нарушение правил их хранения влекут наложение штрафа в размере от 10 до 35 базовых величин (часть вторая ст.12.1 КоАП).
Основными документами, регулирующими порядок учета БСО, являются Положение о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденное постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21 (далее - Положение № 21), и Инструкция о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7.
Типичными нарушениями, связанными с учетом БСО и выявляемыми в ходе проверок организаций, являются следующие:
1) отсутствие приказа, которым устанавливается перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования.
Согласно п.7 Положения № 21 перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя юридического лица. Состав бланков строгой отчетности, подлежащих регистрации, определен приказом Минфина РБ от 24.04.2002 № 501 «О регистрации бланков строгой отчетности в Государственном реестре бланков строгой отчетности»; 
2) не утверждены приказом руководителя лица, ответственные за ведение учета и хранение бланков строгой отчетности.
Согласно п.8 Положения № 21 приказом руководителя юридического лица (по согласованию с главным бухгалтером) утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено ведение учета и хранение бланков строгой отчетности;
3) при передаче бланков строгой отчетности в подотчет материально ответственным лицам в организации не составляются приходно-расходные накладные.
В соответствии с п.10 Положения № 21 бланки строгой отчетности выдаются в подотчет материально ответственным лицам по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица с указанием их серий и номеров; 
4) не оформлены акты на списание использованных бланков строгой отчетности.
В соответствии с п.11 Положения № 21 при списании использованных бланков строгой отчетности с материально ответственных лиц составляется акт на списание использованных бланков строгой отчетности; 
5) не ведутся карточки-справки по выданным и использованным бланкам строгой отчетности.
Согласно п.14 Положения № 21 на каждое материально ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица (у индивидуального предпринимателя) ведется карточка-справка; 
6) отсутствует документальное подтверждение проведения инвентаризации бланков строгой отчетности.
Согласно п.15 Положения № 21 инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности производится в местах их хранения ежемесячно; 
7) учет бланков на счете 006 «Бланки строгой отчетности» организован частично. При фактической выдаче материально ответственному лицу бланков строгой отчетности списание в состав себестоимости стоимости бланков не производится.
В соответствии с законодательством приобретенные бланки строгой отчетности при поступлении их от поставщиков отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 10 «Материалы» в сумме произведенных затрат на их приобретение и по дебету забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности», на котором бланки строгой отчетности отражаются по каждому виду и местам их хранения по номинальной стоимости или в условной оценке. Одновременно производится запись по учету прихода бланков строгой отчетности в приходно-расходной книге. 
Согласно п.13 Положения № 21 по мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг): 
 
Содержание операции   Дебет  Кредит 
 На стоимость выданных бланков строгой отчетности  20, 26, 44
и др.
10 

 После этого стоимость бланков строгой отчетности в балансе не фигурирует. В приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности отдельной строкой указываются сведения о передаче документов материально ответственным лицам. По мере фактического использования бланков строгой отчетности они подлежат списанию со счета 006 «Бланки строгой отчетности».

Учет трудовых книжек
  
Статьей 50 Трудового кодекса (далее - ТК) определено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.
Хотя трудовые книжки также относятся к БСО, остановимся отдельно на особенностях их учета.
Порядок ведения, учета, хранения, изготовления трудовых книжек, обеспечения ими нанимателей регулируется постановлением Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее - постановление № 1635) и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30).
Инструкцией № 30 определено, что при выдаче трудовой книжки (дубликата), а также вкладыша в трудовую книжку с работника взимается сумма, затраченная нанимателем на их приобретение. При утрате нанимателем трудовой книжки работника по причинам стихийного бедствия, производственной аварии и по другим причинам, не являющимся виной нанимателя, владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости.
В соответствии с подп.1.9-1.10 п.1 постановления № 1635 наниматели осуществляют учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством и несут ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек.
Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя.
Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного взыскания, а в предусмотренных законодательством случаях - иных мер воздействия.
Статьей 465 ТК предусмотрено, что юридические и физические лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут дисциплинарную, административную, уголовную и другую ответственность в соответствии с законодательством.
Указом Президента РБ от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам» Департаменту государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ предоставлено право при выявлении в организации систематического грубого нарушения законодательства о труде вносить предложения в регистрирующий орган о ликвидации этой организации.
При выявлении нарушений законодательства о труде, правил техники безопасности, промышленной санитарии или иных правил по охране труда на юридическое лицо, должностное лицо юридического лица, индивидуального предпринимателя, совершивших административное правонарушение, составляется протокол по форме согласно приложению 14 к Инструкции об осуществлении государственного надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде государственными инспекторами труда, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.09.2006 № 113.
Иные нарушения законодательства о труде согласно части четвертой ст.9.19 КоАП влекут наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.

Наиболее распространенными нарушениями, связанными с учетом трудовых книжек, являются следующие:

1) стоимость трудовых книжек не отражена на счетах операционных доходов и расходов, а удержание у сотрудников стоимости трудовых книжек производится без НДС, что в свою очередь ведет к занижению операционных доходов и недоначислению НДС.
В бухгалтерском учете операции по приобретению, хранению, выдаче бланков трудовых книжек сопровождаются следующими записями:

Содержание операции  Дебет  Кредит 
   Приобретение бланков трудовых книжек
 На сумму денежных средств, перечисленных исполнительному комитету по месту регистрации за бланки трудовых книжек   60  51
 Отражена стоимость полученных бланков трудовых книжек на основании накладной   10-12
«Бланки строгой отчетности»
 60
 На сумму НДС по полученным бланкам трудовых книжек  18  60
 НДС по оплаченным и полученным бланкам трудовых книжек принят к вычету  68  18-3 
        одновременно: отражение на забалансовом счете бланков трудовых книжек в составе бланков строгой отчетности
 006-1 «Бланки трудовых книжек в бухгалтерии»  
   Выдача бланков трудовых книжек
 Отражено количество бланков, выданных в подотчет уполномоченному лицу (отдел кадров)   006-2
«Бланки трудовых книжек в отделе кадров»
006-1
«Бланки трудовых книжек в бухгалтерии» 
 На стоимость выданных сотрудникам трудовых книжек   91-2  10-12
 На сумму НДС, начисленную по выданным трудовым книжкам   91-2 68-2-2 
 На стоимость бланков трудовых книжек с учетом НДС, возмещаемую сотрудником   73, 76  91-1
 Внесена сотрудником в кассу (на расчетный счет) организации стоимость бланка трудовой книжки с учетом НДС   50, 51 73, 76 
 Отражено количество выданных отделом кадров бланков трудовых книжек     006-2
«Бланки трудовых книжек в отделе кадров»
 
2) не ведется учет трудовых книжек, а некоторые книжки постоянно хранятся на руках у сотрудников.
Согласно п.57 Инструкции № 30 трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности.
В организации должна вестись следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 2 к Инструкции № 30); книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 3 к Инструкции № 30).
В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета, собственноручно указав дату получения.
Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия - печатью нанимателя.
Согласно п.50 Инструкции № 30 наниматель имеет право выдать трудовую книжку работнику по его письменной просьбе на срок не более 5 календарных дней.
 


19.11.2008 г.
 
Ольга Казаченко, аудитор
 
Журнал «Главный Бухгалтер. Учет ТМЦ» № 3, 2008 г.

 

В начало
К списку публикаций
На главную